Vad är viktigt att tänka på när du ska boka konferens och event?
Oavsett om det gäller en kickoff, teambuilding, konferens eller ett kanske ett kundevent är det mycket att tänka på vid bokning av konferens och event för att lyckas med det perfekta mötesarrangemanget.
Jag har sammanställt en enkel checklista för att hjälpa dig att planera inför nästa konferens från början till slut. Det är många saker att tänka på, allt från att bestämma den rätta platsen, vilka aktiviteter som är lämpliga, om det behövs bokas resor, vilken föreläsare som bäst passar in till att göra en snygg inbjudan.
Det många ofta glömmer bort är att vara ute i mycket god tid med sin bokning. Med god tid föreslår jag att du helst bokar minst ett år i förväg när det gäller större möten som t.ex. kongresser för att få plats där ni helst önskar. Under hösten är det alltid många företag som vill konferera under de mest populära månaderna september till november och då kan det vara många som vill boka på samma datum och plats som ditt företag.
Mina tips i checklistan riktar sig till dig som fått i uppdrag att boka en konferens eller ett event till ditt företag för första gången och som du kan använda som ett stöd under själva mötesplaneringen. Du som redan är en van konferens- och mötesbokare kan också använda dig av checklistan som en ”komihåglista” när du bokar konferens eller event till ditt företag.
Checklista inför konferensen – att tänka på vid bokning av konferens och event
Datum – när på året och när i veckan. Om möjligt ha gärna ett plan B -datum ifall det är svårt att hitta något som är ledigt just på ert bestämda datum.
Syftet med konferensen – vad är det för typ av konferens ni arrangerar och vad är den röda tråden
Budget – se alltid till att få en budget och att du vet exakt vad som ska ingå.
Plats – välj platsen, resmålet och konferensanläggning utefter er budget och den röda tråden. Ta även hänsyn till er mötespolicy om det finn en sådan. Bestäm i förväg hur många rum, måltider, konferenslokaler och grupprum som behövs och vilken sittning som ni önskar i lokalen.
Resor – behövs det bokas resor till och från mötet för deltagare, inbjudna gäster och föreläsare. Har ni en resepolicy att ta hänsyn till?
Program – Sätta agendan och innehållet för konferensen. Koordinera med alla inblandade och se till att det också finns tillräckligt med luft i schemat för att t.ex. hinna med att byta plats för att inta middagen och för att byta kläder för inbokade aktiviteter. Se till att ha koll på kartan över konferensanläggningen.
Besök konferensanläggningen – A och O vid alla större möten. Notera vad som behövs och boka redan nu det som behövs förberedas på plats inför konferensen. T.ex. teknik, registrering och skyltning.
Aktiviteter – bestäm vilka aktiviteter som är lämpliga i er företagskultur och anda. Ta fram förslag på lämpliga inomhus- eller utomhusaktiviteter som passar för alla i gruppen. Boka upp gästföreläsare och talare om det ska ingå i programmet.
Inbjudan – Layout av inbjudan. Flera digitala och skräddarsydda lösningar finns för att skapa en inbjudan som dessutom gör att du själv slipper föra över anmälningar till Excel listor.
Sammanställning – sammanställning av deltagarna, stäm av antalet rum, restider och ev. matallergier och meddela berörda arrangörer och avdelningar. Här finns flera bra digitala program som underlättar deltagarhanteringen för dig.
Påminnelse till deltagarna – skicka gärna ut ett sista sms eller mail för att hälsa välkommen och påminna om mötet några dagar innan.
Uppföljning och feedback – något som många ofta glömmer bort. Blev mötet som ni hade tänkt er? Ni kanske vill använda ett enkätverktyg redan på plats eller skicka ut frågorna efteråt.
Listan kan fyllas på med så mycket mer och om du behöver hjälp och stöd i bokningsprocessen ta gärna hjälp av en van mötesbokare och projektledare.
Lena Mägiste
VD LM Travel
